Vuoi conoscere i 5 consigli più utili sugli errori più comuni nel controllo di gestione del tuo ristorante? Eccone 5 pratici che fanno la differenza da subito

Scoprire che ci sono errori pericolosi nel controllo di gestione del proprio ristorante non deve scoraggiare. Fin tanto che c’è ancora modo per poter recuperare.

Allora diventa importante sapere cosa fare e come muoversi.

Proprio oggi, prima di cominciare a scrivere questo articolo, ho sentito al telefono un tuo collega, che per privacy chiamerò “Ristoratore Mario”.

Ristoratore Mario sostiene di avere tutto sotto controllo, che non gli sfugge nemmeno un centesimo dal suo food cost e che ogni spesa rientra esattamente nella previsione.

Ma intanto, mentre stava dicendo queste cose, Mario continuava a lamentarsi che le spese se lo stanno mangiando vivo, che ogni mese insegue i pagamenti e che i costi “misteriosamente” superano le entrate.

Eppure io tengo nota di ogni singolo numero, centesimo per centesimo annoto tutto sulla mia agendina…” aspetta! aspetta! aspetta!

Ma di che cazzo stiamo parlando? Un’agendina? Cioè, non hai nemmeno un foglio Excel con due formulette basiche?

Non gliel’ho proprio detto subito, ma sentivo l’acido già che saliva.

La conferma è arrivata quando ho chiesto “Quant’è il costo del personale?

In pratica mi ha detto il netto in busta paga che da ai suoi dipendenti. Non ho avuto bisogno d’altro per capire che lui crede di avere un controllo di gestione corretto, quando in realtà sta commettendo degli errori gravissimi che rischiano di farlo fallire nel giro di pochi mesi.

Ti ho raccontato questo per vedere insieme a te la quinta delle 7 tappe fondamentali per portare un ristorante in guadagno.

Nella seconda parte di come “Creare un sistema di controllo di gestione giornaliero” voglio darti 5 consigli utili e pratici per non trovarti nelle stesse condizioni di Mario Ristoratore.

5. Creare un sistema di controllo di gestione giornaliero

Ecco le 5 cose da fare per avere un buon controllo di gestione giornaliero.

1. Stabilire un metodo di acquisizione dei dati

Quasi sempre, quando ad un ristoratore gli dico ho bisogno dei suoi numeri, questo non sa né dove andarli a trovare, né come trovarli.

Spesso ne ha solo una parte, spesso una parte non sa dove sia, non sa come estrapolarla, spesso non ritiene nemmeno importati certi numeri per cui li ignora del tutto.

Perché?

Perché non ha un metodo.

Bisogna avere un metodo di acquisizione dei dati, magari facendosi aiutare dalla tecnologia. Per cui un software di cassa che ti da i dati dei piatti venduti, che ti da l’esatto importo di quanto hai incassato a pranzo, quanto a cena, quanti coperti hai fatto a pranzo o complessivamente nella giornata. Bisogna creare un metodo dove si trovano i dati, dove si acquisiscono, come si acquisiscono e quali prendere in considerazione senza sottovalutarne nessuno.

Ma anche un metodo per sapere quante ore alla settimana, al giorno o al mese lavora il tuo personale.

Quant’è il costo giornaliero orario del tuo personale? Se non hai questo dato non potrai mai calcolare la produttività giornaliera. Per non parlare poi dei dati che ti dicono a quanto ammontano le forniture rispetto a quello che stai fatturando, GIORNO PER GIORNO.

Serve un metodo per acquisire i dati.

2. Attivare un controllo e registrazione giornaliera degli acquisti

Le materie prime in un’attività ristorativa incidono dal 30% al 35%, queste vanno ad incidere sul magazzino. Il magazzino è liquidità e fa parte della gestione finanziaria dell’attività che va tenuta sotto controllo. È quindi fondamentale attivare un controllo attraverso la registrazione giornaliera di tutto quello che stai acquistando.

Devi sempre sapere, tramite il tuo metodo, quante materie prime stai comprando GIORNO PER GIORNO. Inserisci i dati delle varie fatture accompagnatorie o DDT, inserisci il totale imponibile, al netto IVA, di TUTTO quello che stai acquistando. Questo ti consente di fare dei raffronti immediati con il tuo incasso giornaliero progressivo o con il tuo incasso mensile progressivo. In questo modo ti rendi conto di quanto ti incide quello che stai comprando su quello che stai fatturando.

  • Hai un’idea degli acquisti
  • Hai un’idea del magazzino
  • Hai un’idea anche di un flusso di cassa
  • Hai un’idea del flusso finanziario che va tenuto sotto controllo.

Se non tieni sotto controllo tutto questo, se aspetti a fine mese o fra due mesi di sapere quanto hai speso di materie prime, adesso, in questa settimana, hai un grosso problema. La registrazione quotidiana ti permette di avere un controllo di gestione quotidiana.

È così semplice, ti porta via solo 5 minuti al giorno.

Solo 5 minuti GIORNO PER GIORNO per evitarti spiacevoli sorprese trimestrali e annuali.

3. Inserire i dati giornalmente nel tuo cruscotto di gestione

Che cos’è un cruscotto di gestione?

Un cruscotto di gestione è un file, uno schema, una schermata, un modulo dove tutti i giorni vai ad inserire i vari numeri che ti permettono di avere, immediatamente il resoconto che ti mostra chiaramente dove stai andando rispetto agli obiettivi che ti sei dato. Per cui avrai i tuoi numeri di budget, avrai i tuoi numeri veri:

  • Saprai se il tuo ricavo medio è in linea con quello che hai previsto a budget oppure più basso
  • Saprai se la tua produttività oraria è in linea con quella che hai previsto a budget oppure no
  • Saprai se la percentuale di incidenza degli acquisti è in linea oppure no.

Il cruscotto di gestione ti metterà a disposizione moltissimi indicatori che ti mostreranno dove stai andando, GIORNO PER GIORNO, così dacorreggere il tiro nel caso in cui i dati fossero diversi da quelli che ti aspetti.

Se vedi che hai un ricavo medio più basso rispetto a quello che avevi preventivato, come abbiamo visto nel precedente articolo, sai già che c’è da correggere qualcosa. Fare un budget vuol dire non buttare li dei numeri ad minchiam ma fare una previsione seria, scientifica e pensata.

Facciamo un esempio.

Hai previsto che nei primi 10 giorni di aprile avresti dovuto ottenere un ricavo medio di 32 euro. Magari in questi 10 giorni avevi già programmato di fare 3 iniziative importanti, per cui sapevi già che avresti fatto delle cene con un menu ad un prezzo più alto, avevi previsto di fare delle degustazioni di vini, insomma tutto quello che ti avrebbe permesso che il tuo ricavo medio sarebbe stato a 32 euro.

Poi, nei primi 10 giorni reali, vedi che il tuo ricavo medio è sceso a 29, allora devi capire il perché:

  • Queste tre iniziative che hai voluto fare non sono andate come dovevano?
  • Oppure negli altri giorni hai avuto un calo di vendita?
  • I clienti stanno consumando meno?
  • I clienti stanno consumando diversamente?

In questo caso, devi subito intervenire col tuo personale o con la tua cucina, per rivedere quella che potrebbe essere la proposta per rimettere in piedi le strategie di vendita. Per poter aumentare e riportare il ricavo medio a quello previsto che avrebbe dovuto essere. E così via su tutti gli altri dati ovviamente.

4. Analizzare i numeri ed elaborare velocemente una eventuale azione correttiva o una strategia di sviluppo

I numeri che hai devi saperli poi analizzare. Solo così sarai in grado, subito e velocemente, di applicare un’azione correttiva, una strategia di sviluppo.

Oltre l’esempio del punto 3, che calza a pennello, facciamone un altro basandoci sulla produttività oraria.

Se hai messo a budget che hai una produttività oraria di 38 euro e invece nei primi 10 giorni è di 34, devi capire come mai.

Evidentemente o hai incassato meno di quello che prevedevi oppure hai fatto più ore di quelle che prevedevi e, nel caso tu abbia fatto più ore, devi capire dove è stata la dispersione. Quindi devi andare ad analizzare come mai in questi giorni avete fatto più ore di quelle previste:

  • eh, perché sono arrivate le ultime 20 persone più tardi e quindi abbiamo finito tutti più tardi
  • oppure “eh, perché è arrivato il fornitore ad un orario sbagliato”.

Ecco, il fornitore ad un orario sbagliato è già un dato che ti permette di andare a stabilire dei processi successivamente ma, il controllo di gestione quotidiano, ti dice il perché quei numeri sono andati in un modo anziché in un altro.

5. Tieni sotto controllo giornalmente la produttività del tuo personale, ricordati che è la voce di costo più importante che hai.

È vero che le materie prime, il food cost, il beverage cost incidono del 30% – 35%, ma il costo del personale sfora sempre oltre del 40 – 50%.

È il costo più importante. Non puoi non sapere giorno per giorno quanto realmente è il costo del personale. Non puoi non sapere quanto realmente è la produttività oraria, per cui quanto producono i tuoi dipendenti ogni ora, quanto fatturi ogni ora di tutto il personale che hai.

Quindi devi tenerlo sotto controllo giorno per giorno. Devi capire giorno per giorno cosa accade:

  • Come mai ieri il tuo costo del personale ha inciso del 60% se a budget era previsto del 48%?
  • Hai incassato meno?
  • Hai messo una persona in più perché pensavi di incrementare il lavoro?

Tutto questo, se tu lo tieni sotto controllo GIORNO PER GIORNO, puoi fare subito un’azione correttiva che dica “abbiamo visto che martedì non occorre mettere una persona in più perché tanto non stiamo lavorando come si prevedeva.”

Quindi o riempiamo questo ristorante oppure ottimizziamo il costo del personale e spesso è più facile fare la seconda. Quindi magari si va a non prendere quell’extra, oppure, si lascia in permesso una persona, le si fa smaltire delle ferie, che permessi e ferie sono dei costi occulti.

Questo è un aspetto fondamentale per il tuo controllo di gestione.

E Ristoratore Mario, che avrà fatto?

So di risultare antipatico, ma fa parte del mio ruolo e del lavoro che svolgo: devo dire delle cose che sono scomode e devo farlo in modo diretto. Parliamoci chiaro, se non ci fossero delle problematiche da risolvere, probabilmente in questo momento farei altro. Non è antipatia gratuita ma non voglio che tu faccia un controllo di gestione ad minchiam.

Superato il momento in cui ho detto a Mario in quale lago di merda si stesse trovando, gli ho detto che deve seriamente rivedere molti aspetti della sua azienda ristorante.

In tutto questo il controllo di gestione è solo un aspetto tra i tanti che affronteremo il prossimo 7 e 8 maggio a RistoBusiness – il metodo professionale nella ristorazione.

Forse a te tutto questo potrà sembrare esagerato, ma posso assicurarti che sono molti (troppi) quei ristoratori che sono convinti di avere un buon controllo di gestione e poi si scopre che sono sull’orlo del baratro.

Per fortuna Mario ha capito subito la gravità della sua situazione (e come può essere diversamente visto che i costi superano i ricavi) ed ha deciso di porre rimedio alla situazione. Il 7 e l’8 maggio mi ha detto che sarà presente anche lui in Versilia a RistoBusiness – il metodo professionale nella ristorazione.

Se il tuo controllo di gestione non è proprio perfetto, se i risultati non sono proprio come dovrebbero essere, se ogni mense insegui pagamenti ed F24, se non sai esattamente come gestire i dati che raccogli nella tua azienda, allora devi necessariamente essere presente a RistoBusiness.

Clicca sotto, ti aspetto.

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