Ecco quello che devi assolutamente fare per costruire i giusti budget in ristorazione

Un budget non è una semplice previsione di spesa basata su congetture o strani fenomeni, tanto meno su “secondo me”.

Già la scorsa settimana abbiamo visto quali sono “Le 5 cose che distruggono il budget nel tuo ristorante”, in quel caso ti ho parlato di quali sono le cose da cui devi stare lontano se non vuoi ritrovarti in guai seri a causa di budget errati.

Sul budget le cose da dire sono talmente tante che ho dovuto dividere l’argomento. Oggi vediamo insieme 5 passaggi fondamentali per definire bene le tue previsioni.

Senza tergiversare troppo andiamo subito a vedere la seconda parte de:

4. Definire un Budget

Quali sono le 5 cose da fare assolutamente quando si redige un budget?

1. Analizza profondamente cosa succede intorno a te

Facciamo un esempio, tu hai già il tuo budget sul lungo periodo, però vieni a sapere che fra un mese, per 20 giorni, ci saranno dei lavori sulla strada in cui si trova il tuo locale, per cui il comune dirotterà la fermata dell’autobus che hai di fronte.

Tu sai che la fermata dell’autobus da sola ti genera la vendita di 50 caffè al giorno, quindi, se si sposta la fermata per 20 giorni, devi prevedere nel tuo budget di quel mese che perderai del fatturato. A questo punto dovrai inventarti qualcosa per ottimizzare la perdita.

Per esempio in quel mese potrai far smaltire 2 ore al giorno di permesso accumulato al tuo personale, in questo modo puoi ottimizzare, il più possibile, il costo del personale. I cosiddetti costi occulti di ferie e permessi se non li fai smaltire aumentano di anno in anno, quindi puoi approfittare di questa occasione.

Oppure vieni a sapere che sta chiudendo un’attività importante tua concorrente, di conseguenza questa chiusura ti potrà portare più lavoro. Non devi stare con le mani in mano, devi fare un nuovo budget e non lasciarti trovare impreparato.

O ancora ci possono essere delle attività legate a mercati o altre situazioni particolari che ti portano o ti spostano il lavoro. Prima in quella zona c’era qualcosa che poi hanno tolto (es. un grande ufficio o una grande azienda, ecc.) per cui quei clienti non vengono più.

Bisogna sempre tenere sotto controllo quello che ci succede intorno.

2. Tieni in considerazione ogni aspetto

Quando fai un budget devi tenere in considerazione molti aspetti. Per rendere chiaro cosa intendo ti farò degli esempi:

Se hai una birreria, e i tuoi clienti sono interessati agli eventi sportivi, devi tenere in considerazione se ci sono delle attività sportive da sfruttare. Il martedì e il mercoledì ci sono le partite di Champions, oppure arriva la stagione degli europei di nuoto, o ancora ci possono essere delle manifestazioni particolari in città.

Quando viene Pasqua quest’anno? Viene a marzo? Ad aprile?

Se il tuo locale è in una zona turistica sai che a maggio avrai un bel lavoro perché ci sarà la Pentecoste quindi lavorerai molto col mercato tedesco. Se la Pasqua arriva tardi, a fine aprile, sicuramente maggio te lo perdi, perché i tedeschi a maggio non vengono.

Prendiamo in considerazione i ponti delle festività. Primo maggio, 25 aprile, come cadono nel calendario? Fai dei budget su queste date del calendario? Dovresti farli sia che tu hai un locale in città sia che ti trovi in una zona turistica. Devi sempre prevedere, secondo dove sei, cosa aspettarti.

Se sei in città devi prevedere una perdita di fatturato in quei giorni rispetto ad altri, la gente va via dalla città in quelle date, ha voglia di primavera. Se invece sei in una zona stagionale, potenzialmente ti porterà maggior ricavo, perché avrai sicuramente del movimento diverso in quei giorni.

Quando pianifichi questa previsione tieni in considerazione anche se i ponti sono lunghi o corti: una cosa è la festività di venerdì un’altra è quella di giovedì.

Non sottovalutare i ponti e considerali sempre in base al tuo locale, alla tua zona ed alla tua attività.

Le previsioni non sono improvvisazioni

Tieniti sempre informato su eventi che possono esserci nella tua città o sul tuo territorio. Prendi ad esempio un concerto importante o evento fieristico nella tua città o a pochi chilometri da te: può portarti vantaggio? Avrai più clienti in quei giorni? Oppure ti creerà dalle difficoltà perché altre strutture assorbiranno parte della tua clientela?

Se analizzi bene il tuo calendario mese per mese, giorno per giorno, ponti, festività, eventi, ecc., sicuramente hai tutti gli elementi per un budget dei ricavi più veritiero possibile. Conoscendo tutto questo puoi inventarti strategie, azioni commerciali e di marketing, per poter portare più lavoro, perché hai queste potenzialità da gestire. Dall’altra parte di andare a prevedere e ristrutturare i costi da sostenere in funzione delle stesse attività extra.

In una previsione devi tenere conto di tutte queste cose.

3. Studia la fattibilità delle tue iniziative

Facciamo un esempio:

Hai un ristorante un po’ fuori città, con un bellissimo giardino e in tanti clienti ti chiedono se fai cresime, matrimoni, eventi. Prima non c’avevi mai pensato, poi un giorno dici: “Sono pronto, dai, dall’anno prossimo incomincio a vendere matrimoni”.

Ecco a cosa serve il budget, a studiarne la fattibilità, perché per vendere matrimoni nel tuo bellissimo giardino, non basta pensarlo e proporsi, devi fare degli investimenti. Dovrai investire in una bellissima tendastruttura perché, se dovesse piovere o esserci cattivo tempo, hai bisogno di un piano B per i tuoi matrimoni. Dovrai mettere a budget la partecipazione a delle fiere di settore, l’iscrizione a portali specifici (matrimonio.com, ecc.) che ti possano portare potenziali clienti, eventuali variazioni alla cucina, attrezzature e stoviglie diverse, insomma devi mettere a budget tutti questi investimenti.

Però, per capire se questi investimenti sono fattibili, dovrai anche ipotizzare a quanto venderai i tuoi matrimoni e gli altri eventi. Quanti potenziali matrimoni potrai prendere l’anno prossimo?

Naturalmente devono essere previsioni veritiere. Il pensiero logico impone: “Parto da zero e c’è tanta concorrenza, è vero che c’è qualche richiesta, però sul mercato non mi conoscono”  per cui, realisticamente, quanti matrimoni potrai vendere? Dieci matrimoni il prossimo anno a 10.000 euro a matrimonio? Sono 100.000 euro.

E gli altri eventi?

A questo punto devi valutare se gli investimenti che affronteresti, sono giustificati da questo potenziale fatturato del primo anno e poi quello del secondo anno e così via.

Un bar nel tuo ristorante?

Oppure hai un bellissimo bar da rimettere in piedi nel tuo locale, però sai da subito che ti servono 25.000 euro per coprire il costo di un barman, altri 30.000 per ristrutturare e rimettere a posto tutto, ancora 10.000 euro di merce, ecc.

Ne vale la pena? Si valuta, si fanno delle previsioni e si comincia a capire se quel bar lo puoi posizionare all’interno del tuo locale, se può diventare una cosa diversa, unico. Si valuta quale fatturato potenziale potrà dare, di quanto inciderà il costo del personale su quel potenziale fatturato, qual è il costo del beverage che andrà ad incidere per poterlo far lavorare, ecc. Sono tutte domande alle quali devi rispondere se vuoi trovare la risposta alla domanda generale: È fattibile?

Saranno le previsioni a dirti se è fattibile, magari sarà un bar in perdita, oppure andrà in pareggio. Col lavoro del bar otterrai un certo numero di coperti in più, quindi più  fatturato sul ristorante.

Studiare la fattibilità delle iniziative e una delle cose da fare per cui serve un budget.

4. Dividi il budget in 3 aree

Le tre aree di interesse sono: operativa, finanziaria e investimento.

Operativa

L’area operativa è quella legata ai costi e ai ricavi:

  • Quanti coperti prevedi?
  • Qual è il ricavo medio
  • Per iniziative particolari il ricavo medio sarà superiore o inferiore?
  • Quale sarà il costo del personale?
  • Quale sarà il costo delle materie prime?
  • Quale sarà il food cost e beverage cost?
  • Quali saranno tutti gli altri costi (utenze, affitto, tasse del suolo pubblico, ecc.)?

Finanziaria

Per budget finanziario si intende il cash flow. Ovvero fare un budget, mese per mese, per capire e prevedere eventuali criticità di liquidità.

Nel budget finanziario devi prevedere, ad esempio, la cadenza del pagamento dei contributi, quindi prevedere anche quando aumentano o diminuiscono in base alla presenza di personale.

Oppure la scadenza di eventuali rate del mutuo, ogni tre mesi? Ogni sei mesi? Ogni mese?

Altro esempio, ad aprile inizia la stagione per cui dovrai calcolare che avrai bisogno di rivedere il budget finanziario  perché dovrai incrementare le forniture nei magazzini (i magazzini sono la parte finanziaria).

Tutto questo devi prevederlo anche secondo gli incassi che farai, hai liquidità sufficiente? Avrai bisogno intaccare il fido in banca? Avrai bisogno di supporto finanziario per due mesi perché fai più magazzino rispetto ad altri mesi? Magari per comprare grossi quantitativi di merce sfruttando promozioni per abbattere il costo unitario dei prodotti successivamente?

Investimento

Prendiamo l’esempio di prima e ragioniamo il budget degli investimenti. Se devi lanciarti nel business dei matrimoni per il prossimo anno, quali sono gli investimenti da fare?

  • La tendastruttura
  • Un banco bar esterno
  • Tavoli nuovi
  • Sedie nuove
  • Stoviglie
  • Piatti
  • Bicchieri
  • Ecc.

Oppure, l’anno prossimo, vuoi rinnovare completamente lo spazio esterno del locale e quindi devi mettere a budget un tot di investimenti, per la pedana, per gli ombrelloni, per i tavoli nuovi, ecc.

Oppure vuoi investire in una macchina nuova, in un forno che ti sforna dieci pizze al minuto, allora dovrai mettere a budget questi investimenti.

5. Non fare voli pindarici, sii attento e misurato

Sii ponderato, attento, misurato.

Quando si fa un budget bisogna che questo sia il più reale possibile, è inutile buttare li delle previsioni ad minchiam facendo dei voli pindarici “Prenderemo 30 matrimoni!” quando realisticamente è meglio pensare che ne prendi 10.

È sempre meglio essere attenti e misurati, più contenuti, che essere troppo ottimisti, perché quando si è troppo di manica larga poi, non solo si creano delle aspettative di fatturato, ma queste devono  essere  supportate anche da investimenti e ovviamente anche dai costi. Per cui, se prevedi di fare 30 matrimoni e decidi di mettere in organico un cuoco in più, saranno 30.000 euro in più all’anno di costo del personale. Poi capita che questi 30 matrimoni non riesci a farli, ne fai solo 10, hai fatto un investimento sul costo del personale, quindi hai aumentato il costo in modo errato, perché hai fatto una previsione non attenta a quella che invece è la realtà, quindi non così realistico come invece avrebbe dovuto essere!

Non fare voli pindarici, sii attento e misurato.

Quello che abbiamo discusso in questo articolo e in quello della scorsa settimana, è solo la punta dell’iceberg riguardo l’argomento. La gestione dei budget è una voce fondamentale nel programma di RistoBusiness – Il metodo professionale nella ristorazione, il corso che terrò io stesso il 7 e 8 maggio a Lido di Camaiore.

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